今、お使いのFAXでこんな悩みありませんか?

インターネットfax アプリ

 

通信手段の一つとして、まだまだ使用頻度の高いFAX。
紙媒体の資料を手軽に送信できる点では大変便利。
しかしその一方で、不便な点も多くあります。
・大量のデータを送りつけられて紙不足
・送信した、届いてないでひと悶着
・個人情報の漏えいが心配
・うっかり誤った番号に送信してしまった
・過去のデータを探すのに一苦労
・FAX送受信のためだけにオフィスに帰らないといけない
・毎月のリース代やランニングコストがバカにならない
・自宅のFAXが壊れたけど、修理すべき?
・連休明けの大量のFAX、整理するだけで一苦労
・電話回線の悪い国だと、何回送っても未送信
「正直、電子データで対応したいんだけど、取引先がFAX大好きだからな……」
と仕方なく使い続けている事業主の方も多いかもしれません。
そんなFAXの手間やコストを大幅にカットできるのが「インターネットFAX」です。

 

 

インターネットFAXとは?

 

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インターネットFAXとは、インターネット回線を利用して送受信するFAX。
FAXの機械に縛られずにFAXのデータを送受信することができます。
インターネットに繋がる環境であれば、相手の送信したFAXをパソコン、スマホで閲覧することが可能。
「FAX送ったんだけど、見てくれた?」
「すいません。今、出先で……、事務所に帰ってから拝見します」
といったやり取りが不要になります。
そして、PDFやエクセル、ワード、パワーポイントといったデータを添付ファイルとしてFAXに送信。
一旦作成したデータを印刷して、FAXで送信といった手間も省けます。
「送ってくれた資料って全部で何枚?」
「5枚です」
「4枚しか届いてないからもう一度送って」
といったわずらわしいやり取りとも無縁です。

 

 

インターネットFAXの仕組み

 

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インターネットFAXってメールと何が違うの?
どうして、ネットのデータがFAXに送受信できるの?
など、疑問に思われる方も多いかもしれません。
従来の通信では
FAX(固定電話回線)⇔FAX(固定電話回線)
メール(ネット回線)⇔メール(ネット回線)
と同じ回線同士の通信のみとなっていました。
インターネットFAXはIP電話と同様にネット回線を利用。
FAX(ネット回線)⇔メール(ネット回線)
といった通信が可能です。

 

 

インターネットFAXで取得できるFAX番号

 

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インターネットFAXはネット回線を利用しているため、電話番号は「050」から始まることが多いです。
050で始まる電話番号は、携帯電話キャリアや電話会社との契約せずに使用することが可能です。
そのため、迷惑電話に利用されることも多いとのこと。
顧客窓口などに050の番号を使用した場合、
「050で始まる番号なんて珍しいけど大丈夫なのかしら?」
と、相手に警戒されてしまう可能性もあります。
フリーダイヤル・市外局番・080といった番号に比べると信頼度が低くなることは否めません。
中にはeFaxのように全国の市外局番が選べるサービスもあります。
「顧客窓口に使用する」
「名刺に表記する」
といった場合には、市外局番の番号を取得しておくと良いかもしれません。

 

 

インターネットFAXのメリット

 

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インターネットFAXは業務負担とコストの両方を削減できる点で、非常に多くのメリットがあります。

 

外出先でのFAXの送受信が可能

 

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インターネットFAXはネット回線の繋がる場所であれば、どこでも送受信が可能です。
「FAXが届いてるか確認するために事務所に帰らなくては」
「FAXの受信を確認するまで帰れない」
といったムダを省くことができます。
また、海外出張などでも
「FAXが届いていないかホテルのフロントに確認」
「電話回線が悪く、何度日本から送信してもらっても届かない」
といった面倒もありません。
インターネットFAXなら、メールやチャットで確認すればOK。
FAXの機械や電話回線の環境に縛られることがありません。

 

FAX機が不要

 

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インターネットFAXにするとFAX機そのものが不要になります。
FAX機にかかる
・通信費
・紙代
・インク・カートリッジ代
・電気代
・リース代(リースの場合)
・修理費
といったコストの削減も可能。
また、個人の家庭の場合
「固定電話はほとんど使わないんだけど、親がネットを使わない」
「固定電話持ってないのに、PTAの連絡がFAXで届く」
「子どもの学校の欠席連絡をFAXで送信するよう指示があった」
といったケースも。
FAXのために、ほとんど使わない固定電話に契約するのは釈然としませんよね。
そんな時にもインターネットFAXは便利です。

 

FAXDM対策

 

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近年、増えているのがFAXを利用したDM(ダイレクトメール)。
従来のDMと異なり、
・一度に大量の顧客に発信できる
・郵送料がかからない
・開封せずに破棄されるリスクが無い
といった点が人気の秘訣のようです。
しかし、受信する側としてはFAXDMは非常に迷惑なもの。
一方的に送りつけられる上に、用紙代は負担しなくてはいけません。
そんな、FAXDM対策にもインターネットFAXは非常に有効です。
興味が無い、関係のないFAXDMは開封しなければ良いだけ。
ムダな情報に仕事を煩わされることもありません。

 

デジタルデータとして情報を管理

 

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紙の資料というのは場所を取る上に、とにかく管理が大変。
「○月○日に送信された資料」
と言われても、パソコンのように簡単には検索できません。
とにかくアナログです。
仕事の生産性を下げる要因の一つが「モノを探す」作業。
平均的なビジネスマンは1年間になんと150時間、モノ探しに費やしているそうです。
モノを探している時間は、当然ですが何も生み出さない「非生産時間」です。
インターネットFAXでは、受信した情報はデジタルデータとして管理することが可能。
大量の紙を繰って該当資料を探す必要もありません。
また、上司やチームとの情報の共有も簡単に行えます。

 

引っ越してもFAX番号をそのまま引き継げる

 

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インターネットFAXは引っ越してもそのまま番号を引き継げるメリットもあります。
引っ越しをすると電話番号、FAX番号が変わる、というのはNTTのルール。
NTTの収容局が異なる地域に引っ越すと、否応なく電話番号が変わってしまいます。
一方、インターネットFAXが利用しているのはインターネット回線。
NTTは関係ないので、引っ越してもFAX番号が変わることはありません。
個人事業主の方の場合、オフィスや店舗の移転でFAX番号が変わってしまうのは面倒なもの。
「FAXが繋がらない、と取引先から連絡があった」
「間違いFAXがしょっちゅう届くようになった」
そんなわずらわしさも、インターネットFAXなら回避することが可能です。

 

一度に複数の社員と情報を共有できる

 

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FAXで送られてきた情報を他の社員を共有する場合、
・コピーをとって全員に配布
・回覧する
など。
しかし、いずれの方法にしても手間と時間がかかります。
インターネットFAXはメールのように複数の人物に同時に送信することが可能。
また、メールと同様に転送もできます。
瞬時に情報を共有し、社内、チーム内での情報伝達のタイムラグを解消。
素早い対応が可能です。

 

 

インターネットFAXのデメリット

 

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非常に便利なインターネットFAXですが、デメリットもあります。
どんなデメリットがあるか事前に知っておくと安心です。

 

ネット環境がなければ使えない

 

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インターネットFAXはネット回線を使用したFAXなので、インターネットが繋がらなければ使えません。
例えば、
・実家にインターネット環境がない
・台風などの災害でネットが繋がらなくなった
・フェリーやクルーズなど海上にいる
・山間部、僻地、離島
など。
「急きょ、旅行先でFAXを受け取りたい」
といった場合でも、「どこにいるか」が大きな問題となります。

 

コンビニから発信したFAXが受信できない場合がある

 

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外出先からFAXを送信したい時に便利なのがコンビニ。
しかし、コンビニからFAXを発信した場合、「050(IP電話)」や「0570(ナビダイヤル)」は受信できない可能性があります。
050のインターネットFAXにFAXを送信する場合は要注意。
ちなみに、セブンイレブンなら050にFAXを送信することが可能とのこと。
インターネットFAXでも、市外局番から始まる番号なら、問題なく受信することができます。

 

手書きの資料は一度スキャンする必要がある

 

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署名入りの契約書や複写用紙、地図、原稿など、手書きの資料って結構あります。
インターネットFAXを使用する場合、手書きの資料は一旦スキャン。
パソコンに取り込んでから送信しなくてはいけないので、かえって手間がかかります。
ただ、インターネットFAXのほとんどは、スマホカメラを利用してそのままFAXできることが多いです。
eFaxの場合は、スマホカメラで撮影した画像をそのままFAXで送信することが可能。
会議や研修でホワイトボードやプロジェクターに映し出された内容を撮影し、FAXすることも可能です。

 

 

インターネットFAXはこんな業種におすすめ

 

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インターネットFAXは様々な業界で活用されています。

 

弁護士・司法書士・行政書士・会計士・税理士など

 

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インターネットFAXはいわゆる士業との相性が抜群です。
外出先やクライアントとの相談中、打ち合わせ中でもFAXの送受信が可能。
必要な資料を素早く、確実に手に入れることができます。
また、電子データとして残すことで、書類の管理や検索の負担軽減にも繋がります。

 

不動産業

 

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契約書や間取り図などを多く扱う不動産業にもインターネットFAXは最適。
外出先でも、契約書や図面をスピーディに受け取ることができます。

 

飲食業界

 

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発注の約60%をFAX頼っている飲食業界にも、インターネットFAXはおすすめです。
インターネットFAXに変えることで、大幅なコスト削減にも繋がります。
また、FAX機を無くすことで、店舗のインテリアを損ねることもありせん。

 

自営業・個人事業主

 

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個人で経営している店舗や会社などでは、なるべくムダな経費は削減したいものです。
最近では、たいていの連絡はメールやチャットを利用すれば滞りなく行うことができます。
それだけに、「FAXでしか対応していない」ケースに出くわすと厄介です。
「FAXを送信するたびにコンビニまで行かなくてはいけない」
「めったに使わないFAXのために、FAXを購入しなくてはいけない」
など、できれば避けたいもの。
そんな時に、最低限の経費で運用できるインターネットFAXは便利です。

 

子どものいる専業主婦

 

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携帯電話が普及して、固定電話を契約していないご家庭も増えています。
固定電話の契約率は
・40代で約70%
・30代で約30%
・20代で約5%
となっています。
にもかかわらず
「学校の連絡にFAXを使う」
「PTAの案内がFAXで届く」
など苦慮されている方も多いかもしれません。
学校のためだけに固定電話を契約してFAXを購入するのは痛い出費。
そんな時にも、最小限の費用で契約できるインターネットFAXは便利です。

 

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その他、証券会社、調剤薬局、福祉施設など、インターネットFAXは様々な業界で業務改善をサポートします。

 

 

インターネットFAXはeFaxがおすすめ

 

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インターネットFAXの中でも、全世界に1200万人ものユーザーを持つのが「eFax」。
日本でも利用者は50,000件を突破しています。
そこで、eFaxをおすすめする理由について紹介します。

 

全国57の市外局番から選べるFAX番号

 

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通常、インターネットFAXの番号は「050」から始まります。
しかし、050から始まる番号だと、
「コンビニから送信したFAXを受信してくれない」
「迷惑電話に使われることが多く、印象が悪い」
といったことも。
eFaxは「03」や「06」を含む、市外局番を選ぶことが可能。
もちろん、大阪の事務所にいて、東京の「03」を割り当てることも可能です。

 

最大5つのメールアドレスでファックスの同時受信が可能

 

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eFaxでは最大5つのメールアドレスでFAXを受信することができます。
・同じプロジェクトチームや部署
・役員と秘書
・スマホとPC
など、様々な人はもちろん、複数の端末で同時に受信可能です。
「外出先でもスマホで確認できる」
「自宅のパソコンで確認することができる」
など、柔軟な使い方ができます。
「取引先から送られてくるFAXを待って残業」
なんてムダなことをする必要もありません。

 

PDFやワード、エクセル、パワーポイントはそのまま送信

 

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パソコンで作成したワードやエクセル、パワーポイントの資料。
eFaxならそのまま、印刷せずにFAXに送信することができます。
FAXにかかる通信費はもちろん、紙代やインク代の削減も実現。
また、送受信したFAXはメールと同じように転送が可能。
保存や整理、検索の手間も大幅に軽減することができます。

 

申し込み2分で使用可能

 

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eFaxは、申し込みからたった2分で使用可能です。
「番号の取得に時間がかかる」
「工事が完了するまでFAXが使えない」
といった不便は一切ありません。
今日申し込んで、今日から使用することができます。
テクニカルサポート体制も整っており、
ウェブサイト、Eメール、電話から問い合わせが可能。

 

年間135,480円もお得

 

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eFaxは従来のFAX複合機をレンタルするのに比べて、年間でなんと135,480円もお得。
初期費用は不要。
月々の費用費は1,500円で、送受信各150ページまで無料です。
紙代、インク代、電気代などを考慮すれば、圧倒的にeFaxがお得です。

 

30日間無料で試せる

 

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「eFax、良さそうだけど、実際に使ってみないと判断できないな」
という人も多いのではないでしょうか。
eFaxは30日間無料トライアルを行っています。
まずは30日、実際に使ってみてから判断してもOK。
FAX機、eFax、それぞれにメリット、デメリットがあります。
従来のFAX機と比較することも大切。
まずは、1カ月じっくりと使ってみてから、導入を検討するのもアリです。